Management assistant

Crebocode 25574 Leerweg BOL Niveau 4

Schema kerntaken en werkprocessen voor jouw opleiding

De opleiding bestaat uit verschillende delen: een basisdeel, twee profieldelen, de keuzedelen en een algemeen deel. Bij al die delen gaat het om het krijgen van kennis, inzicht, vaardigheden en gedrag. Dit heb je allemaal nodig om je toekomstig beroep goed uit te kunnen oefenen. De delen moeten afgerond zijn om een diploma te kunnen krijgen.

Basisdeel

Het basisdeel bestaat uit twee kerntaken:

• B1K1: Voert taken rondom informatiemanagement uit.

• B1K2: Voert taken rondom planning en organisatie uit.

De verschillen tussen de basiskerntaken van de office assistant (secretaresse) enerzijds en de management assistant (managementassistent/directiesecretaresse) anderzijds, zijn vooral te zien bij de uitvoering van kerntaken.

Voor de kwalificaties op niveau 4 gaat het om

• een grotere complexiteit van de werkzaamheden

• een grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering

• een grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het functioneren

• een groter en sneller verkregen inzicht in de werkzaamheden en de bijbehorende processen

• het aansturen en instrueren van office assistants/secretarieel medewerkers bij het delegeren van werkzaamheden.

Profieldeel

Het profieldeel bestaat uit de twee kerntaken:

• P2K1: Assisteert bij het verzorgen van de corporate informatie.

• P2K2: Voert financieel administratieve taken uit.

Keuzedelen

De keuzedelen voor deze opleiding zijn onder andere:

• Duits

• Ondersteuning bij de uitvoering van diverse HRM-processen

• Ondernemend gedrag

• Verdieping software

• Voorbereiding op het hbo

Algemeen deel

De algemene delen van de opleiding zijn:

• Loopbaan en burgerschap (functioneren als zelfstandig burger in de maatschappij)

• Nederlands

• Rekenen

• Engels

• Sportkeuzeprogramma (na een introductie met o.a. fittesten start jouw sportprogramma. Je volgt clinics, die je zelf kiest op die door jouw opleiding zijn gekozen uit het uitgebreide studieprogramma (zie www.deltion.nl/sport).

B asiskerntaak 1 (B1K1) Voert taken rondom informatiemanagement uit

In het secretaressevak verzorgen management assistants de fysieke en digitale poststukken door ze te lezen, registreren, sorteren, scannen en/of kopiëren en te distribueren.

Ze bewaken de afhandeling van de poststukken en handelen deze in volgorde van belangrijkheid af.

Naar aanleiding van de verwerking van de poststukken en/of in opdracht van de leidinggevende behoort het opstellen van teksten en het bewerken hiervan door anderen geschreven teksten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal tot de dagelijkse werkzaamheden. Veel correspondentie wordt afgehandeld met een bericht per e-mail. Het verwerken van teksten wordt veelal zelfstandig uitgevoerd.

Voor het voeren van correspondentie verzamelt de management assistant op eigen initiatief of naar aanleiding van een opdracht tijdig gegevens ter voorbereiding op het verwerken van verschillende soorten teksten, zoals mailings, brieven, rapporten, presentaties, offertes, verslagen etc.

De management assistant werkt de verzamelde informatie uit tot een schriftelijk bericht, controleert het document inhoudelijk en taalkundig op juistheid en volledigheid, geeft het vorm volgens de huisstijl, stemt de aard en toonzetting van het document zo nodig af met de opdrachtgever. Zij moet regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de verwerking van de producten.

Daarnaast moet zij regelmatig de afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere.

Zij registreert de documenten en draagt zorg voor het (laten) ondertekenen van het document, voegt eventueel aanvullende informatie en bijlage(n) toe aan het document, voegt het document (met bijlagen) toe aan het juiste(elektronische) dossier en maakt het geheel gereed voor distributie.

Bij het verzorgen van correspondentie moet de management assistant regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Vervolgens verzorgt de management assistant de uitgaande fysieke post en verzendt fysieke en digitale post.

Ze beheert de (digitale) archiefstukken, legt mappen/dossiers aan en beheert deze, ze onderhoudt het dynamisch archief, waarbij ze eventueel een nieuw (deel van het) archief opzet. Ze gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van deze documenten. Ze beheert het archief met het oog op de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers.

Dagelijks beantwoordt de secretaresse de telefoon, screent, verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af. Ze moet regelmatig de afweging maken of ze bepaalde vertrouwelijke gegevens/informatie moet verstrekken of moet achterhouden.

De management assistant stelt prioriteiten en is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse informatiestromen.

De management assistant zorgt voor de input van informatie van andere afdelingen opdat directie/management voldoende worden geïnformeerd.

De management assistant coördineert de stroom aan communicatie en informatie zowel binnen de organisatie als daaromheen. Ze is een netwerker pur sang en ze kan haar leidinggevende op ieder moment de betreffende actuele gegevens overhandigen middels haar relatienetwerk.

Specifieke activiteiten

Management assistant (Managementassistent/Directiesecretaresse)

Daarnaast voert de management assistant algemeen administratieve taken uit, zoals het registreren van verlofaanvragen, het verzorgen van de aan- en afwezigheidsadministratie, het regelen van functioneringsgesprekken, het administreren van personeelsgegevens en het aanleveren van tekst en informatie aan het jaarplan en het jaarverslag van de organisatie.

In voorkomende gevallen is ze mede verantwoordelijk voor het onderhouden (content) van de website van de organisatie. Ze kan hierbij te maken krijgen met vertrouwelijke informatie over b.v. personele plannen die nog geheim moeten blijven.

Basiskerntaak 2 Voert taken uit rondom planning en organisatie

De management assistant beheert en onderhoudt de agenda van de directie, het management of leidinggevende. De management assistant moet goed op de hoogte zijn van de activiteiten, zodat ze goed kan inschatten of een afspraak wel of niet belangrijk is. Zonder enige gêne kan ze afspraken annuleren als zich iets belangrijkers voordoet.

De management assistant regelt de hele logistiek van bijeenkomsten/vergaderingen met behulp van een zaalreserveringssysteem. Een van de eerste werkzaamheden bij het verzorgen van een bijeenkomst is informatie verkrijgen over de soort bijeenkomst en het opstellen van een planning, een draaiboek of een checklist.

Ze vraagt mondeling of schriftelijk intern en/of extern offertes op van verschillende vergaderlocaties met de gewenste faciliteiten, maakt een voorselectie, en werkt indien nodig een voorstel uit aan de hand van criteria in het draaiboek of de checklist, overlegt zo nodig met de opdrachtgever over de meest geschikte locatie en faciliteiten en reserveert deze.

Vervolgens nodigt ze deelnemers uit voor de bijeenkomst die plaatsvindt en voorziet hen van (vergader)stukken, voorafgaand aan, tijdens en na de bijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst/vergadering maakt de management assistant aantekeningen of maakt een verslag en/of een samenvatting of noteert actiepunten en maakt hier een verslag van. Ze handelt lopende zaken goed af en zorgt voor eventuele vervolgafspraken.

In voorkomende gevallen ontvangt ze (internationale) bezoekers/relaties, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste persoon. Voor een bespreking/bijeenkomst in het buitenland boekt ze reizen en reserveert ze hotelaccommodaties.

De management assistant stelt prioriteiten binnen de planning, werkt simultaan, lost organisatorische en inhoudelijke problemen op en is flexibel en stressbestendig.

Ze gaat zorgvuldig om met de in- en externe relaties en respecteert het vertrouwelijke karakter van de informatie, waarmee zij te maken krijgt.

Specifieke activiteiten

Management assistant (Managementassistent/Directiesecretaresse)

De management assistant regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor. Ze houdt de voorraden bij en bestelt nieuw (kantoor)materiaal. Ook bijvoorbeeld het jaarlijkse afdelingsuitje wordt door haar verzorgd en afgestemd op het beschikbare budget.

Ook administreert ze de onkostendeclaraties, verzorgt facturen in een administratiesysteem voor verschillende producten en diensten ten behoeve van de uitvoering van een of meer projecten, vergelijkt de offertes qua prijs en kwaliteit en stelt een voorstel op voor de manager(s) of projectleider(s).

Voor het goed uitvoeren van de taken toont deze analytisch vermogen en cijfermatig inzicht.

Profielkerntaak 1 Assisteert bij het verzorgen van de corporate informatie

P2K1W1

De management assistant inventariseert en analyseert de behoeften/wensen ten aanzien van het te ontwikkelen voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal, trekt conclusies ten aanzien van de doelgroep en de boodschap, vat samen wat er gezegd is, formuleert ideeën voor het ontwerp en legt de (interne) opdrachtgever keuzes voor. Zij maakt een inschatting van de benodigde tijd voor het ontwikkelen van het voorlichtings-, promotieen/of pr-materiaal en stemt zo nodig af met anderen. Zij ontwikkelt het materiaal (zo nodig in een moderne vreemde taal) op basis van de gemaakte afspraken ten aanzien van de oplevering en de vorm en inhoud Zij draagt zorg voor archivering van bestaand en ontwikkeld voorlichtings-, promotie en pr-materiaal.

P2K1W2

De management assistant redigeert conceptteksten en eventuele drukproeven van collega’s. Zij controleert of de aangeleverde teksten voldoen aan de huisregels/huisstijl, aan de officiële spellingsregels, of de feitelijke inhoud juist is en of de tekst is afgestemd op doel en doelgroep en past de teksten zo nodig aan. Ook koppelt zij haar bevindingen terug naar de schrijver

P2K1W3

De management assistant beantwoordt standaardvragen (mondeling en schriftelijk, en ook in de moderne vreemde taal) van derden, waaronder publieksgroepen, en schakelt collega's in om de overige vragen te beantwoorden. Zij ondersteunt de leidinggevende bij het opstellen en verspreiden van voorlichtingsmateriaal zoals, informatie, publicaties, pers- en nieuwsberichten e.d. Daartoe vergaart zij continu informatie over actuele gebeurtenissen in en om de organisatie en formuleert zij conceptteksten voor publicaties, pers- en nieuwsberichten etc. Ook ondersteunt zij bij het organiseren van rondleidingen binnen de organisatie. Zo denkt zij mee over het programma, plant en regelt zij activiteiten en zorgt zij ervoor dat de benodigde mensen en middelen aanwezig zijn.

Profielkerntaak 2 Voert financieel administratieve taken uit

P2K2W1

De management assistant beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling(receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes, jaarlijks afdelingsuitje, onkosten van vergaderingen en bijeenkomsten). Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de (kantoor)voorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen.

P2K2W2

De management assistant vraagt offertes aan, assisteert bij het beoordelen van offertes en leveringscontracten met bijbehorende leveringscondities van leveranciers en stemt haar bevindingen af met haar leidinggevende. Zij ondersteunt het besluitvormingsproces in de keuze van leveranciers en houdt de contractdossiers bij. Zij stelt leveringscondities op in samenwerking met de interne klant en met de leverancier zoals beveiliging, schoonmaak, glazenwassers etc. Zij archiveert deze na vaststelling.

P2K2W3

De management assistant ondersteunt de projectleiders bij het opstellen van projectbudgetten door de benodigde gegevens in te brengen in een geautomatiseerd systeem. Zij verzamelt financieel administratieve gegevens tijdens de uitvoering van projecten en controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Zij rappelleert projectmedewerkers en budgethouders/-projectleiders die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd of ingevoerd. Zij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten en noteert haar bevindingen. Tenslotte assisteert zij bij het periodiek en op verzoek opstellen van rapportages en distribueert deze naar de projectleiders en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie.

P2K2W4

De management assistant verzamelt gegevens over gewerkte uren van haarzelf en van haar collega’s, controleert deze en bewerkt en/of registreert deze in een geautomatiseerd systeem. Zij rappelleert collega’s die gegevens niet (volledig) hebben ingeleverd. Periodiek genereert zij overzichten en laat deze door betrokkenen controleren. Vervolgens verstuurt zij de overzichten aan belanghebbenden en zorgt zij voor archivering van de relevante documenten. In twijfel gevallen overlegt ze met de leidinggevende.